Xây dựng quan hệ hợp tác trong tổ chức

Trong môi trường làm việc mang tính cạnh tranh và áp lực cao như hiện nay, con người không chỉ cần có kỹ năng hoạt động độc lập mà còn cần có kỹ năng làm việc nhóm. Sự hợp tác trong tổ chức chính là điều kiện cần và đủ để phát triển kỹ năng làm việc nhóm.

Chúng tôi là một công ty được hình thành thông qua một số lần liên doanh, liên kết. Mặc dù đã thảo luận rất nhiều về “tính tương trợ” và “sự phối hợp của các nhóm làm việc trong một tổ chức”, chúng tôi dường như không làm được nhiều như những gì đã nói. Các bạn có gợi ý nào cho chúng tôi không?

Lý do quan trọng nhất để các công ty liên kết với nhau chính là để hỗ trợ lẫn nhau. Người ta hy vọng điều này sẽ giúp công ty thu được nhiều lợi nhuận hơn. Nhưng nếu điều đó không tạo ra được hiệu quả theo kiểu “1+1=3”, thì tại sao người ta lại phải lo lắng về vấn đề này đến vậy?

Mặc dù có vẻ như được thực hiện rất quy mô nhưng nhiều cuộc liên doanh, liên kết đã thất bại. Nguyên nhân chính dẫn đến điều này là do thiếu sự hòa hợp giữa con người và văn hoá. Vấn đề mà bạn đặt ra là rất quan trọng, không chỉ đối với sự thành công của các công ty liên doanh, liên kết mà còn với phần lớn các tập đoàn toàn cầu khổng lồ khác nữa. Ví dụ, Citicorp thường xuyên kêu ca về vấn đề quy mô công ty lớn nhưng lại thiếu đi sự tương trợ - điều này gây nên tình trạng “lợi bất cập hại”. Đó là lý do tại sao một vài nhà đầu tư hiện đang phản đối việc liên kết các công ty.

Sau đây là một vài gợi ý cho các nhà quản lý nhằm giúp họ tạo dựng các mối quan hệ tương trợ trong tổ chức:

1. Xem xét các mục đích lớn hơn của công ty, sau đó tập trung vào việc làm thế nào để các mục tiêu đóng góp phần lớn vào sự thành công của công ty.

2. Xác định các bộ phận khác của doanh nghiệp, những bộ phận có thể bị ảnh hưởng bởi công việc mà nhóm của bạn đang làm và để họ tham gia vào quá trình phát triển các mục tiêu cũng như kế hoạch của bạn.

3. Tạo điều kiện cho từng người trong nhóm làm việc của bạn tìm hiểu các đồng nghiệp trong nội bộ các công ty đã liên kết, nhằm tạo điều kiện cho các mối quan hệ và tương trợ lẫn nhau.

4. Phát triển các quy trình một cách có kỷ luật. Qua đó mỗi người có thể thường xuyên nắm được tình hình của đối tác trong nội bộ tổ chức gồm nhiều công ty nhỏ này, và đưa ra những lời đề nghị kiểu như “Chúng ta có thể hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn bằng cách nào?”.

5. Tạo các cuộc gặp gỡ hàng tháng giữa những người cùng một nhóm làm việc để chia sẻ những gì họ đã tìm hiểu được và thực hiện đều đặn công việc báo cáo.

6. Dung hoà các quan điểm của bạn với các đồng nghiệp thay vì cố gắng bảo vệ quan điểm đó hay bảo vệ tổ chức của bạn, để hướng tới xây dựng ý thức chung về việc chia sẻ trách nhiệm đối với những mục tiêu lớn lao hơn.

7. Tạo lập các diễn đàn hoạt động thường xuyên (có thể thực hiện trực tuyến) để mọi người từ mọi phòng ban của tổ chức đều có thể tham gia thảo luận về những vấn đề mà họ quan tâm. (GE quả thực đã làm được một việc tuyệt vời khi hiện thực hoá ý tưởng này).

8. Sẵn sàng truyền đạt lại một số kinh nghiệm tốt nhất của mình cho các bộ phận khác trong công ty. Việc này sẽ giúp các hoạt động tương trợ trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn và giúp việc phát triển khả năng hợp tác giữa các bộ phận lãnh đạo rộng hơn. (Tuy nhiên cũng phải thừa nhận rằng đề xuất này “nói dễ hơn làm”)

9. Cuối cùng, bạn hãy là người làm gương (hãy làm trước tiên). Nếu chúng ta chờ những người khác trong tổ chức tiếp cận và hiểu được chúng ta – và ngược lại, họ cũng chờ chúng ta “đánh tiếng” trước thì cả hai bên sẽ mãi chỉ chờ đợi nhau chứ chẳng xây dựng được mối quan hệ nào cả.

Tôi rất hoan nghênh bất kỳ ý kiến hay đề xuất nào của bạn về vấn đề làm gì hay không làm gì đối với việc xây dựng các mối quan hệ hợp tác trong tổ chức của bạn.

- Trích chuyên mục “Ask the Coach” của Marshall Goldsmith trên trang Harvard Business Online -
Bản quyền @Harvard Business School Publishing